La tâche de la Représentation permanente est de préparer les décisions du Conseil, législateur de l'Union européenne, sur base des instructions du Gouvernement finlandais. La Représentation permanente joue un rôle clé dans la mise en œuvre de la politique européenne de la Finlande; une étroite coopération avec Helsinki permet une répartition efficace des tâches entre la Représentation et les ministères.
La Représentation travaille sous la direction de Monsieur Jan Store, Représentant permanent, et de Madame Marja Rislakki, Représentante permanente adjoint.
Il y a environ une centaine de personnes qui travaillent à la Représentation, dont la plupart sont des fonctionnaires envoyés à Bruxelles par l'Administration finlandaise et représentant les différents secteurs de l'Administration d'Etat. Ils passent à Bruxelles en moyenne de 2 à 4 ans. Les autres membres du personnel de la Représentation se composent des employés de bureau envoyés de Finlande, et des employés engagés sur place.
En 2006, l’effectif de la Représentation a été momentanément de plus 150 agents, du fait de la présidence finlandaise de l’Union.
Ce sont les comités des fonctionnaires de haut niveau, dont le plus important est le Coreper, qui ont la place essentielle dans le travail préparatif. COREPER est l'abréviation des mots français Comité des Représentants Permanents. Le Coreper travaille dans deux configurations qui sont séparées l'une de l'autre par les chiffres romains I et II.
Le Coreper II comprend la politique étrangère et de sécurité commune, les affaires économiques ainsi que la coopération entre autorités policières et judiciaires. La Finlande est représentée par l'ambassadeur Jan Store.
Le Coreper I comprend toutes les activités qui sont liées aux politiques dites communautaires, comme par exemple la réglementation du marché intérieur, l'environnement et les transports. La Finlande est représentée par l'ambassadeur Marja Rislakki.
Le Coreper II et le Coreper I se réunissent pour préparer les décicions du Conseil des ministres dans leurs réunions. Le Coreper examine des problèmes non résolus dans les groupes de travail de sorte qu'on puisse en proposer un compromis ou prendre une décision. Il présente soit des décisions finalisées, soit une solution avec quelques alternatives seulement, qui seront tranchées par les ministres. Le Coreper est présidé par un Représentant permanent de l'Etat membre qui exerce la Présidence de l'UE tour à tour pendant six mois.
Les groupes de travail, qui sont plus de 200, aident le travail du Coreper. Dans les groupes de travail chaque pays membre est représenté par un expert national envoyé soit de la capitale soit de la Représentation. Les groupes de travail se réunissent toutes les semaines. Les fonctionnaires de la Représentation adressent un rapport sur leur groupe de travail sous 24 heures. En pratique, cela signifie que le rythme de travail de la Représentation est dicté par le rythme des réunions du Conseil. Il arrive que plusieurs réunions autour de thèmes différents se tiennent chaque jour.
En outre, les décisions sont préparées par un ensemble de comités importants: le Comité politique de sécurité négocie et remanie les positions et les décisions liées à la politique étrangère et de sécurité commune. Pour la politique de l'agriculture il existe un comité spécialisé ainsi que pour les affaires judiciaires et intérieures. Tous les dossiers sont traités par un comité spécifique dit Comité 36.
Le Comité 133 a également un rôle significatif. Nommé selon l'article du même chiffre du traité de base, sa tâche est de préparer la prise de décision concernant la politique commerciale de l'Union.
La Représentation est très populaire auprès du public et reçoit de nombreuses visites de la part de différents milieux finlandais. C’est un lieu de travail rare qui représente en miniature tous les secteurs de l’Administration finlandaise.
